Formatvorlagen sind die tragende Funktion, wenn es um die Erstellung umfangreicher Dokumente oder um Dokumente geht, die mehrfach erstellt werden. Richtig angewandt garantieren Formatvorlagen Einheitlichkeit bei geringstmöglichem Aufwand.

Kopf- und Fußzeilen geben dem Leser Orientierung, Kolumnentitel, Seitenzahlen, Fußnotennummerierung können sich von Abschnitt zu Abschnitt ändern, Zählungen neu beginnen. Hierfür sind auch die Abschnittsumbrüche entscheidend.

Formulare können eigenständig mit Word erstellt werden, ohne andere Software hinzuzunehmen. Das Erstellen eines Word-Formulars ist kompliziert, hat aber ganz eigene Vorzüge, etwa dass sich das Formular bei Bedarf erweitert.